Vive Apagando Incêndios? Descubra Como Decidir no Urgente Sem Destruir Seu Planejamento

Você começa o dia com o planejamento redondo: lista de tarefas, blocos de foco e prioridades bem definidas. Mas basta uma ligação inesperada, um cliente insatisfeito ou uma cobrança urgente da diretoria para tudo ir por água abaixo.

No fim do dia, fica aquela sensação de que você trabalhou muito, mas não avançou no que realmente importava.

Tomar decisões urgentes faz parte da liderança, mas quando cada urgência derruba sua organização, você se torna refém do improviso. Isso significa mais retrabalho, mais pressão e menos clareza para entregar o que importa.

Neste artigo, você vai ver um passo a passo prático, sem discurso motivacional, para lidar com decisões urgentes sem abrir mão do seu planejamento. Assim, você protege sua rotina, mantém postura firme e evita que urgências virem padrão.

Tenha clareza do que é realmente urgente

Nem toda demanda que chega como “urgente” é de fato urgente. Líder que não filtra vira central de incêndio e perde o foco.

Pergunte:

• Qual é o impacto real se eu não decidir isso agora?
• Há risco de perda financeira ou de relacionamento imediato?
• O que acontece se eu resolver daqui a 1 ou 2 horas?

Exemplo: Cliente liga cobrando status de entrega que está no prazo. Você para tudo para responder — e deixa de avançar em algo estratégico. Isso não é urgência, é ruído.

 Dica prática: Use frases como:

“Isso pode esperar X horas? Preciso finalizar uma entrega que impacta todo o time.”

Crie espaço na agenda para imprevistos

Se sua agenda vive lotada até o último minuto, qualquer urgência vira caos.

Como fazer:

• Reserve 10% a 20% do dia para demandas não planejadas.
• Se não usar, ótimo: o tempo vira bloco de análise ou avanço estratégico.
• Se usar, não vai destruir o que é essencial.

Ferramenta prática: Planeje tarefas mais críticas nos horários de menos interrupções e deixe blocos flexíveis no fim do dia. Use planner visual ou agenda digital com “janelas de respiro”.

Priorize com base em dados, não na pressão

Se a urgência não vier acompanhada de fatos, corre-se o risco de cair no “o grito mais alto leva atenção”.

Roteiro rápido:

• Qual é o fato e quem está pedindo?
• Qual o prazo real?
• Quem será impactado se não agir agora?
• Há outra forma de resolver?

Exemplo: Diretoria pede relatório até o fim do dia. Pergunte:

“Esse dado pode fechar amanhã sem alterar o resultado? Quem mais precisa aprovar?”

Postura firme: proteger qualidade não é enrolar decidir no susto custa caro depois.

Alinhe com o time para não criar pânico coletivo

Muitos líderes recebem urgência de cima e repassam do mesmo jeito para o time, criando um ciclo de correria.

Postura prática:

• Traduza a urgência em plano viável: quem faz, até quando e com que suporte.
• Negocie prazos internos mais realistas.
• Defina pontos de checagem para evitar que tudo volte para você no susto.

Exemplo:

“Diretoria quer antecipar essa entrega. Vamos dividir etapas e revisar juntos amanhã.”

Revise urgências toda semana

Urgência repetida não é imprevisto é falha de processo.

Ritual:

• No fim da semana, revise quantas urgências surgiram.
• Identifique quais poderiam ser prevenidas.
• Ajuste processos para reduzir reincidências.

Resultado: menos sustos e mais rotina organizada

Resumo

• Filtre o que é urgente de verdade.
• Reserve espaço para imprevistos.
• Priorize com base em dados.
• Alinhe o time com clareza.
• Revise e previna urgências recorrentes.

Conclusão

Urgências sempre vão existir  mas não precisam destruir seu planejamento. Quando você filtra, organiza espaço, prioriza com base em dados e alinha o time, mantém o controle, fortalece sua liderança equilibrada e evita crises desnecessárias.

 Gostou? Salve e envie para outro líder que vive apagando incêndios.

 Referências bibliográficas

• Covey, S. R. (2020). Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes. BestSeller.
• Drucker, P. F. (2012). The Effective Executive. HarperBusiness.
• Allen, D. (2015). A Arte de Fazer Acontecer. Sextante.
• Center for Creative Leadership. (2021). Leading in Times of Crisis. CCL Press.
• Morgenstern, J. (2004). Time Management from the Inside Out. Holt Paperbacks.